廃棄物回収の受発注が7割電話、3割FAXだったミズノ。
毎日、ひっきりなしに事務所内に電話が鳴り響いていました。忙しい状況の電話対応で起きていたのは…

・メモをしても対応が抜け漏れてしまう
・依頼内容をしっかり確認せず、聞き間違いや解釈間違いが発生
・急いで書いたメモを読み返すと正しいのか不安になり、また確認の電話をする
・似た会社名と聞き間違いをして回収が出来ず、お客様にご迷惑をかける
・電話を受けた本人しか内容が分からないため、ミスや抜け漏れに気づかない etc.

受発注でミスが起これば、その後の行程であるドライバー部門にも影響が出ていました。「回収のスケジュールがまたくるってしまう！」
「効率良く回収作業をしたいのに、ミスのリカバリーに時間をとられる！」そんなドライバー部門の心情もあり、社内調整に時間と精神力を費やすこともありました。

導入してからは、事務所の電話が大幅に減りました。総務メンバー内で「最近、鳴らなくなったよね～」と話してます。量としては3分の1になった感覚がありますね。おかげで、毎日、仕事に振り回されていたのが嘘のようです。あと、自動的に記録が残るのでトラブルやミスが減りました。

電話のメモは自分だけの管理ですが、クラウダスは他のメンバーも見られるので、例え抜け漏れがあっても周りが気付いたり、業務状況によっては分担も出来るようになりました。メモは無くしたら終わりですからね。クラウダスではお客様もうちも良い意味で「証拠」が残るので、トラブルやミスの原因を簡単に探ることもできて、スムーズに問題解決できるのもメリットだと感じています。

クラウダスの話を聞いたとき、まず頭によぎったのは『今の手順にみんなが慣れているのに、どうしてやり方を変える必要があるの？』という疑問…というか抵抗感。

「システムって…新しいことを覚えなきゃいけないの？覚えられる自信がないんだけど」と、やり方を変えることにも、パソコンの新しい操作にも、ただただ抵抗感がありました。導入にあたり、クラウダス推進チームと総務部門との話し合いは、ホント平行線でした…。

システムで効率良くなるんだと言われても、

「今までの手順を変えたら混乱を招いて、余計にミスが増えるんじゃないか？」
「やり方が変わると、お客様が嫌がるのではないか？」
「全ユーザーに導入できなければ、結局、管理方法がシステムと電話の２つに増えるだけになる」といった状態。

私たちとしては、漠然とした不安から問題に焦点をあてるばかりだったように思います。

社長からの指示ということで、言いづらいのですが渋々･･･というか仕方なく導入することに合意しました。
最初は『面倒だなぁ』と思いながら、説明を聞いていたと思います。ただ、実際にデモ画面で操作してみると、想像以上に簡単で驚きでした。画面に出た指示に従ってクリックしていくだけ。懸念していたパソコン操作や新たに覚えることは、無理なくクリアしていきました。

ATMの操作が出来れば、難なく扱うことが出来るレベルです。あと、「いくらシステムといっても見落としてお客様の依頼を見落としてしまうのでは？」と心配していました。

でも、実際の画面を見ると、配車済みかどうかは見てすぐに分かるもので。見落としを心配するどころか、逆に「これなら安心」と思うようになりました。依頼情報が文字情報で分かるので、弊社で管理している顧客情報（回収する品目やコンテナのサイズ、個数等）との照合確認も簡単に出来ることも助かっています。

『電話とFAXが当たり前』、『お客様からの依頼だから時間はかかるもの』、社内全体がそう考えていましたが、いっきに変わりましたね。クラウダスにより、手間をかけず、かつ確実なサービスの提供が実現できるようになりました。

確実な受発注は、お客様にも安心いただいているのかなと感じています。お客様から「回収日程の返事がまだなんですけど、依頼は通っていますか？」といった確認のお電話もほとんどなくなりましたので。

あと、ミスが発生しづらい仕組なので、ドライバー部門との調整も円滑になりました。社内全体が精神的にも時間的にも良い意味で”余裕”があることで、お客様へより丁寧な対応が出来るようになったと思います。それが信頼関係に繋がっているのではと感じています。以前はとてもじゃないけど、そんな余裕はなかったですからね。

クラウダスを導入して2年程が立ちますが、戦場の様なあの日々に戻りたいとはちょっと思えないですね。

…

今後とも株式会社ミズノ 様の業務効率化のためにサポートしてまいります。

事例掲載にご協力いただきまして、誠にありがとうございました。