契約書を作成して、両社の押印まで終わったところで、誤字を発見…

こんなことで、ガックリ肩を落とした経験はないでしょうか？

産業廃棄物の処理を受託する際は必ず契約書を作成しなければいけませんから、その数も非常に多くなります。しっかり見直したつもりでも、たくさん作っていればどうしてもミスが起こってしまうものです。
こういう時はどう対処したら良いでしょうか？ということで、契約書の訂正方法を確認しておきましょう。

訂正内容の書き込み＋訂正印が基本

契約書を訂正する場合は、まず手書きで該当部分に訂正内容を書き込みます。

例えば、住所の一部が間違っているとします。その場合は、間違っている部分を二重線で消し、すぐ上に正しい内容を書きます。

そして、訂正印を押します。訂正印は削除する文字に重ねるか、訂正した内容のすぐ近くに押します。

追加の場合は下記のように「V」で追加したい内容を差し込みます。削除だけであれば、二重線で消し、訂正印です。

これで終わりではありません！

「◯文字削除、□文字追加」のように、訂正内容を明記します。

訂正内容のすぐ近くにスペースがあればそこに記載します。スペースが無い場合は、そのページの余白などなるべくわかりやすい位置に書きましょう。

このように訂正したら、相手方に送付し、相手の訂正印も押してもらいます。片方の印だけでは、「一方的に訂正しただけでは？」と疑われてしまうので、相手方の合意を示す訂正印を貰う必要があります。

ポイントは、訂正以外の改ざんがされないような方法で訂正することです。

これらの方法は、法律などで明確に義務付けられているものではありません。そもそも、契約書への押印も慣習的なものであり、直筆のサインなど本人の合意が客観的に分かる方法であれば、契約の成立が認められるようです。

しかし、産廃の処理委託契約書は基本的に押印によって契約を成立させているので、訂正する場合にも印を押すのが適切です。

また、ただ二重線で削除し、内容を記載するだけでは、あとから合意していない内容まで勝手に追記されてしまうおそれがあります。

そこで、「◯文字削除、□文字追加」のように表記することで、合意した部分のみの訂正しか認めないようにできます。

認印でもいいの？

お互いの押印が必要となると、「自社だけならまだしも、相手方の実印をもう一度頂くのは、ちょっとハードル高いな…」と思うかもしれません。しかし、改ざん防止の観点から、“契約締結時と同じ印鑑”であることが求められます。

「だったら訂正じゃなくて、新しく作り直したほうがいいのでは？」と思われた方、お互いに作り直しが良いと判断すれば、それももちろんOKです。

一方、訂正印で済ませることのメリットももちろんあります。

まず、「製本の手間」が省けます。これはちょっとした手間なので、大きな問題ではないかも知れませんね。
次に内容チェックの手間が省けます。訂正であれば、訂正箇所のみをチェックすれば良いのですが、新しく製本された契約書の場合、当たりまえですが訂正の痕跡がないキレイな状態になっています。

この状態になると、少しうがった見方をすれば「どさくさに紛れて、変な条件が追加されていないか？」という疑いも生まれてしまうわけですね。

実際に、大手の排出事業者では、契約書の作り直しとなった場合には、振り出しに戻って法務部のチェックを受けなければならないというルールになっていることもあるようです。

最後に、作り直しのデメリットとして「印紙を追加で貼らなければならない」があります。200円などの少額印紙ならばよいのですが、高額印紙が必要な契約書になると、ちょっとためらってしまうかも知れません。でも、高額印紙を貼る契約というのは、それだけ契約金額が大きいということなので、大口契約にはよりきっちりとした対応として、作り直しが良いかも知れませんね。

電子契約なら訂正も簡単

お伝えしてきた契約書訂正の手順は、正直、面倒に感じるかも知れません。

となると、電子契約に切り替えてしまうのもオススメです。電子契約であれば、訂正箇所をデジタルに編集し、履歴が分かる状態で、お互いが簡単に合意できます。

最近はDXも注目されているので、電子契約に踏み出して、効率化を測ってみてはいかがでしょうか？