その事務作業、本当に「人がやるべき仕事」ですか？産廃業で自動化に向く仕事の見分け方

このシリーズでは、産廃事業者が毎日の事務作業に追われる状態から抜け出し、業務を自動化・効率化していく進め方を、複数回に分けてお伝えしています。今回は、自動化を考えるときに迷いやすい「どこまでを自動化し、どこから人が判断するか」の見分け方を取り上げます。

「自動化と言われてもうちには関係ない」「難しそうだし今のやり方で十分回っている」——そう感じている産廃事業者は少なくありません。ですが、人が足りないと言いながら、本来は判断や顧客対応に使うべき時間を毎日の転記・確認・集計に奪われていないでしょうか。今回の記事を読むだけでも自社のどの業務を自動化し、どこを人が担うべきかを、ご自身で見分けられるようになります。

「うちには関係ない」と思っている会社ほど、自動化の候補になる業務がある

自動化と聞くと、特別なシステムや大きな投資を思い浮かべ「うちのような規模の会社には関係ない」と感じる方が多いかもしれません。ですが、自動化の対象になりやすいのは実は特別な作業ではありません。毎日・毎週、当たり前のように繰り返している定型の事務作業です。

たとえば、産廃の現場では、次のような作業に心当たりがないでしょうか。

・紙のマニフェストの内容を基幹システムに一件ずつ手入力している

・伝票と帳簿を目で突き合わせて数字が合っているかを確認している

・毎月、同じ形式の請求データや報告書を手作業で作り直している

・許可証や契約書の期限を担当者が個別に管理している

これらはいずれも「難しい仕事」ではなく「手間のかかる繰り返し業務」です。難しくないからこそ見過ごされ、気づかないうちに毎日まとまった時間を奪っています。特定の人しかやり方を知らないという形で属人化していることも少なくありません。

自動化に向いている仕事・人の判断を残す業務の見分け方

では、どの業務が自動化に向いていて、どこに人の判断を残すべきか。見分ける基準は、業務の「難しさ」ではありません。「決まったやり方の繰り返しか、それともその場の判断がいるか」です。

自動化に向いている業務の特徴

・毎回ほぼ同じ手順で進む

・入力・転記・突き合わせ・集計が中心で、判断がほとんどいらない

・量が多くミスが起きやすいため、確認に時間がかかっている

人の判断を残す業務の特徴

・状況に応じた判断や優先順位づけが必要になる

・相手との関係づくりや交渉・相談を伴う

・イレギュラーへの対応や責任を伴う意思決定が求められる

大切なのは、業務を「丸ごと」で考えないこと

ここで見落としやすいのが、多くの業務は「自動化できる」「自動化できない」のどちらか一方に、きれいに分かれるわけではないという点です。1つの業務のなかにも、転記・照合・集計・通知のように自動化に向いている業務と、確認・判断・顧客対応のように人が担うべき部分が混ざっています。

大切なのは、業務全体の自動化をあきらめることではありません。「どこまでを自動化し、どこから人が担うか」を切り分けることです。丸ごとは無理だと思っていた業務でも、分解してみると、繰り返しの部分だけは自動化に任せられるというケースは少なくありません。

産廃業界のよくある事務作業をこの観点で分解すると、次のように整理できます。

こうして分解すると「自社のこの業務も、全部は無理でもこの部分なら自動化に任せられそうだ」という見当がつきます。

見分けがつくと次の一歩が見えてくる

この見分け方ができるようになると「自社のどの作業を、どこまで自動化に任せられるのか」が具体的に見えてきます。まずは繰り返している業務を1つ取り上げ、自動化する業務と人が判断する業務に分けてみるだけでも、これまで人の時間を使ってきた作業のうち、自動化できる業務がどれだけあるかが分かります。

こうした産廃業の「繰り返しの事務作業」を自動化するために用意されているのが、産廃業界に特化した業務自動化のクラウドサービス『時短★ヒーロー®︎』です。マニフェスト入力やExcelの照合といった定型作業を、できる範囲から自動処理に置き換えていく仕組みになっています。

参考までに他社での実績としては、1日あたり約80枚のマニフェスト入力作業が約73%削減された例や、丸1日（約8時間）かかっていたExcel入力業務が約2時間に短縮された例があります。

※ 記載の事例・数値は他社における実績であり、個別のお客様における成果を保証するものではありません。効果は業務内容やご利用環境により異なります。
※ 料金・プランの詳細は、お問い合わせにて個別にご案内しています。
※ 記載の製品名・サービス名は、各社の商標または登録商標です。

何をどこまで自動化できるかは、会社ごとの業務フローによって変わります。「この業務は自動化できるのか」「どこまで人の判断を残すべきか」と迷ったときは、実際の画面や進め方を見ながら、自社の業務に当てはめて確認することもできます。

今日からできる第一歩

見分け方は、机上の話ではありません。次のことから、すぐに始められます。

・直近1週間でやった事務作業を思い出し「毎回ほぼ同じ手順のもの」に印をつける

・そのなかで、一番時間がかかっているものを1つ選ぶ

・その業務を工程に分け「繰り返しの部分」と「判断がいる部分」に切り分けてみる

繰り返しの部分が見つかれば、そこが自社にとっての自動化の入口です。業務丸ごとでなくてよいので、まずは1つの工程を見つけるだけで十分です。

自社の状態を確認してみる

最後に、自社の状態を確認してみましょう。次の項目に、いくつ当てはまるでしょうか。

☐ 毎日・毎週、同じ手順で繰り返している事務作業がある

☐ その作業を「人でないとできない」と思い込んでいないか、振り返ったことがない

☐ 転記・突き合わせ・集計など、ミスの確認に時間を取られている

☐ 特定の担当者しか、その作業のやり方を知らない

当てはまる項目が多いほど、人の時間を繰り返し作業に使っている可能性が高いといえます。この確認が、自社の自動化余地を見直す出発点になります。

まとめ

・自動化の対象は、特別な作業ではなく「毎日の当たり前の繰り返し」のなかにある

・見分ける基準は「難しさ」ではなく「決まったやり方の繰り返しか、判断がいるか」

・業務は丸ごとで考えず、自動化する業務と人が判断する業務に切り分ける

・まずは1つの業務を工程に分け、繰り返しの業務を見つけることから始められる

自社の「自動化に向いている作業」を確認したい方へ

「この作業は自動化できるのか」「どこまで人の判断を残すべきか」と迷ったときは、実際の画面や進め方をご覧いただけるオンラインデモで、自社の作業に当てはめながら確認できます。まずは1つの事務作業を題材に、自動化に任せられる部分と人が判断すべき部分を一緒に切り分けるところから始められます。ご希望の方には、時短★ヒーロー®︎のサービス概要資料もお送りします。ぜひお気軽にご相談ください。

▼産廃業界に特化した業務自動化サービス『時短★ヒーロー®︎』について、詳しくはこちらをご覧ください。