愛知県春日井市に本社を構える有限会社芳村商店様は、廃棄物の収集運搬から中間処理・最終処分に至るまで一貫したサービスを提供されています。限りある資源を有効活用するリサイクル事業にも取り組み、地域に根ざした環境保全活動を長年にわたり推進されてきました。

今回は、Excelやマクロによる配車管理の属人化や、拠点ごとのバラバラな運用に課題を感じていた芳村商店様に、オリジナルシステム導入の背景と導入後の変化についてお話を伺いました。初めての開発に向き合うなかで感じた不安や、対話を重ねて実現した“自社にフィットする仕組み”について、率直なご感想をお届けします。

Excelではもう限界。拠点間の非効率と属人化に悩んでいた

もともとはExcelやマクロを使って自社で配車管理をしていました。顧客情報を集約して配車を組み、データを送って…。一応、業務として回ってはいたんですが、拠点が増えてくると、非効率が目立ってきたんです。

例えば、現場から対応ができなかったり、作業が1人に偏ってしまったり。拠点ごとに独自のExcelを使っていたので、同じ情報を見て効率よく動くのが難しくて。もう限界かなと感じましたね。

マクロを使っていると誰でも扱えるわけではなく、壊してしまうと復元に時間がかかります。そのたびに不便さを感じていました。属人化している部分も多かったです。

導入前に感じていた「既製システムでは合わない」違和感

配車管理のシステムについては以前から何社か検討していました。産廃向けのサービスやイーテラスさんのクラウダスも聞いてみましたが、どれもパッケージ型で、うちのやり方に合わなかったんです。

必要な機能が足りなかったり、逆にいらない機能が多すぎたり。これじゃないって感覚が強かったです。Excelでつくっていた仕組みがある程度完成していたので、自由度が落ちるのが不安でした。

システムに合わせるために業務の仕方を変える必要があるのも抵抗がありました。社内でもこのままの方が使いやすいという声があって、なかなか納得できる選択肢が見つかりませんでした。

業界特化の安心感と、ちょうどよい“タイミング”が後押しに

そんな時に、イーテラスさんからのオリジナルシステムの案内メールを見て、ちょっと話を聞いてみようかなと思ったんです。最初は費用が高そうだと思っていましたが、補助金が使えるタイミングだったので、今ならいけるかもと舵を切りました。

他社のシステムではここは良いけど、ここが足りないということが多かったんですが、イーテラスさんは要望を幅広く聞いてくれそうだったのが決め手です。

産廃の収集運搬業は運送業とも違って特殊な業界です。マニフェストや契約書の考え方など、他では通じにくい部分も多いです。そのため、業界に特化した会社という点に、話の通じやすさと安心感を覚えました。

初めてのシステム開発。対話の積み重ねで不安が信頼に変わった

システム開発は初めてだったので、不安は大きかったです。最初は「ちゃんと私の意図が伝わっているかな」「業務に合うものになるかな」という不安がありました。でも、Zoomの会議を重ねていく中で、営業の安井さんやエンジニアの方達ともたくさんお話をして、徐々に信頼感が生まれていきました。

安井さんが都度フォローしてくれたのも印象に残っています。やり取りの中での認識のズレに対しても丁寧に確認や対応をしてくれて、安心感がありました。こちらからの指摘が重なった場面でも、一つひとつ真摯に対応してくれたのがありがたかったです。

叶えたかった運用が、ほぼそのまま形に。Excelでやっていたことを脱却できた

Excelやマクロでやっていた主要な部分が、そのままシステムに落とし込めた感覚があります。何かを大きく妥協したわけではなく“こうしたい”がそのまま形になったと思います。システムに合わせるのではなく、自分たちのやり方に合わせることができたのは、本当に良かったと思っています。

業務フローの整理がもたらした、予想外の“スリム化”という副産物

システム開発を通じて、自分たちの業務を一つひとつ説明する必要があり、その過程で見直しが進みました。これって本当に要る？と考えるきっかけにもなりました。

当たり前にやっていたけれど、実は必要なかったこともいくつかあって、結果的に業務が少しスリムになったと感じています。

「使いながら改善できる」開発体制に期待。現場目線での進化をこれからも

使っていく中で多少の修正やエラーはありましたが、その都度すぐに対応してもらえたので助かりました。今ではだいぶ定着して、みんなもしっかり使えてます。

これで完成ではなく、これからもやりたいことや改善点が出てくると思います。たとえば、お客様からLINEで送られた内容を受注に自動反映させるような仕組みとか。技術や働き方が変わっていく中で、それに対応していけるシステムであってほしいと思っています。

事例掲載にご協力いただきまして、誠にありがとうございました。
今後もご期待に応えられるサービス提供に励んでまいります。

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