株式会社都市環境エンジニアリング様は、廃棄物処理事業を軸に、地球環境への負荷を最小限に抑えた循環型社会の構築に貢献しています。総合的な環境ソリューション企業として、廃棄物の収集運搬から中間処理、再資源化までを一貫して手がけています。

今回は、契約業務の属人化という課題をきっかけに、自動化サービス「時短★ヒーロー」を導入された背景と、業務改善に向けた取り組みを伺いました。

経験者に偏る契約業務。属人化が課題に

私自身、異動で今の営業管理グループに来たとき、まず業務の幅の広さに驚きました。契約書の作成だけでなく、請求業務や営業のサポートまで含まれるため、かなり多岐にわたります。また、契約書についても、自社のものだけでなく、コンサルティングサービスとして他社の契約書を管理しているケースも多数あり、膨大な数になります。

業務を回すには一定の成熟度や経験が必要で、自然と一部の人に業務が集中してしまっていました。私を含め、対応できる人間が2名しかいなかったので、もし誰かが急病になれば業務が止まる恐れもある。属人化が大きな課題でした。

Excelの限界。内製では対応しきれない

契約書は営業からの申請に応じて、ひな形に内容を転記して作成するのですが、手作業のためどうしても入力ミスが発生しますし、途中で話しかけられたり、差し込みの業務が入ったりすると集中が切れてしまう…。何とかしたいと思い、最初はもともと使っていたExcelの差し込み機能を使えないか検討しました。

ただ、条件分岐が増えると対応できなかったり、マクロが壊れやすくなったり、社内でExcelに詳しい者からも「運用が難しい」といった指摘があって…。結局、自分たちで維持していくには限界があると感じました。そんなとき、産廃協会のつながりでイーテラスの安井さんに相談する機会があり、ちょうど時短★ヒーローの話を聞いて“もしかしたらこれはいけるかも”と。

“業界理解”と“話が通じる安心感”が導入の後押し

時短★ヒーローの導入には、自部署の責任者や取締役への説明、来期予算への計上など、いくつかのハードルがありました。ただ、新しい工場の操業開始を控え、契約の変更や覚書の作成が一気に増える見込みがあったので「このままでは業務が回らない」という危機感は共有できていたと思います。

時短★ヒーローの導入を後押ししたのは「業界理解の深さ」と「話が通じやすい安心感」でした。産廃業界は法規制が多く、契約書にも独特のルールや表現があります。一般的なシステム会社では伝わりにくい前提が多いなか、イーテラスさんは廃棄物業界に特化したサービスを展開しており、説明なしでも意図が伝わる点に安心感がありました。

また、同業他社の導入実績があったことも、社内説明の説得力になりました。「この業界で実績がある」という事実は、経営判断を後押しする材料になります。

担当の安井さんとは以前から東京都産業資源循環協会で顔を合わせていたこともあり、相談しやすかったのも大きかったです。業界の事情を分かってくれる存在がすでに身近にいたことで、初めての自動化導入にも踏み出せました。

月74時間の時短を実現へ

今回対象にしている契約書作成業務だけでも、6〜7割は自動化できる見込みです。お客様指定の書式など、完全な自動化が難しいものもありますが、現時点で、契約書の作成・確認・修正、ミス対応といった工程にかかる時間を数値化すると、月あたり平均で約74時間の削減が見込まれます。残りの3割についても、改善の余地があるため、自動化への方法を検討中です。

さらに、以前は営業を通して戻された契約書が元の案とどこが変わったのかを確認するのに時間がかかることもありましたが、自動化導入後は修正箇所がすぐに把握でき、確認の手間も削減されています。また、契約書作成はミスが許されず、集中力を要する業務のため、担当者としての精神的な負荷軽減にも期待しています。

“誰でもできる“仕組みづくりで、より働きやすい職場へ

多様な立場の方が自身のライフイベントと両立できる働き方を整えていきたいと考えています。そのためにも「この人にしかできない」業務をなくし、誰もが安心して休みをとれる体制をつくることが大切だと感じています。属人化を解消することで、有休も取りやすくなり、まとまったお休みを取ることも現実的な選択肢になります。

もちろん、そういった環境を整えるには、生産性の向上も欠かせません。限られた時間の中でも業務を効率よく進めることで、より柔軟で前向きな働き方が可能になります。今回の契約業務の仕組み化は、その第一歩。今後も、他の業務にも少しずつ同じような取り組みを広げながら、働きやすい職場づくりを進めていくつもりです。

事例掲載にご協力いただき、誠にありがとうございました。
今後もご期待にお応えできるサービス提供に努めてまいります。

▼産廃業界に特化した業務自動化サービス『時短★ヒーロー』について、詳しくはこちらをご覧ください。